Управление арендным бизнесом

• Изучаем локацию и характеристики помещений (планы, площади, точки подключения, отведенную эл. мощность, входные группы, наличие подъездных путей и т.д.).
• Проводим визуальный осмотр помещений, определяем текущее техническое состояние, необходимость дополнительных капиталовложений (для объектов, введенных в эксплуатацию).
• Делаем юридическую оценку (основание владения объектами, наличие перепланировок, законность перепланировок и риски при их наличии).

Перед началом работы с коммерческой недвижимостью:

• Согласовываем стратегию развития арендного бизнеса, определяем ожидаемые цели.
• Согласовываем формат взаимодействия с собственником и/или представителем собственника.
• Заключаем договор управления, получаем необходимые доверенности от собственника.
• Принимаем объекты в управление.

Мы помогаем обеспечить собственнику коммерческих помещений:

• Оперативный поиск арендаторов
• Нулевую вакантность
• Отсутствие дебиторской задолженности по арендным платежам
• Прирост чистого арендного дохода год к году
• Максимально возможную ставку за 1 м²
• Качество портфеля коммерческой недвижимости для арендного бизнеса.

1. Обеспечиваем сдачу объектов в аренду

• Поиск арендатора, переговоры, показ площадки и согласование предварительных коммерческих условий;
• Согласование предварительного и/или основного договора аренды, дополнительных соглашений к ним;
• Организация подписания предварительного и/или основного договора аренды, дополнительных соглашений;
• Контроль поступления авансового и/или обеспечительного платежа от арендатора.

2. Ведем финансовый учет и работу с дебиторской задолженностью

• Выставление счетов арендаторам, обработка и сверка поступлений от арендаторов, сверка взаиморасчетов с арендаторами, выставление закрывающих документов арендаторам.
• Перевыставление арендаторам затрат по услугам РСО и услугам УК МКЖД.
• Пояснение арендаторам методик расчетов по начислениям - по арендной плате, коммунальным и прочим платежам.
• Контроль изменений арендных, обеспечительных и иных начислений по договорам аренды.
• Разнесение денежных средств с выписки банка в систему для ведения учета и контроля.
• Работа с дебиторской задолженностью, в т.ч. претензионно-исковая.
• Организация подписания закрывающих документов (счета, акты), передача закрывающих документов арендаторам.
• Ведение базы данных по арендным начислениям и оплатам в учетной системе.
• Формирование бюджета доходов и расходов (при необходимости), прогноза будущих арендных платежей.

3. Управляем арендными отношениями

• Контроль проведения индексации по условиям договоров аренды.
• Принятие решений о смене арендаторов (ротации). Инициация расторжения договора аренды. Формирование задания на поиск нового арендатора.
• Рассмотрение и согласование изменений коммерческих и иных условий договоров аренды.
• Согласование дополнительных соглашений к предварительному и/или основному договору аренды.
• Организация подписания дополнительных соглашений к предварительному и/или основному договору аренды.
• Выявление фактов нарушения арендаторами договорных условий (нецелевое использование помещения, коммерческие условия).
• Рассмотрение заявлений, предложений, запросов от арендаторов, подготовка и направление ответов.
• Проведение встреч с арендаторами для поддержания и укрепления взаимовыгодных отношений, и для решения операционных вопросов.
• Передача площадки арендатору в аренду, подписание акта-приема передачи.
• Возврат площадки от арендатора, подготовка и подписание акта приема передачи.
• Претензионная работа в случае, если арендатор вернул площадку не в надлежащем виде (в нарушение условий договора аренды).

4. Возмещаем коммунальные услуги. Ведем работу с ресурсно-управляющими организациями и УК

• Организация подписания договоров и/или доп.соглашений между РСО и собственником помещения.
• Ежемесячное снятие и подача показаний приборов учета в РСО. Контроль выставленных объемов потребления.
• Внесение данных счетчиков и квитанций от УК МКЖД в учетную систему для сохранения и перевыставление арендаторам.
• Получение и проверка выставленных счетов от РСО и УК МКЖД, передача бухгалтеру собственника для оплаты. Контроль перерасчета при наличии некорректных начислений.
• При продаже помещения, организация подписания дополнительных соглашений с РСО и УК МКЖД на исключение помещения из договора собственника.
• Взаимодействие с УК МКЖД в части обслуживания помещений, оказания услуг и размера начислений.

5. Выполняем юридическое сопровождение, претензионно-исковую работу и документооборот

• Разработка шаблонов договоров и прочих документов;
• Подготовка договоров аренды и соглашений к действующим договорам аренды;
• Хранение оригиналов документов (договоры аренды, акты приема-передачи, счета);
• Представление собственника в суде в рамках претензионно-исковой работы с арендатором;
• Сопровождение обмена документами (получение, отправление);
• Организация получения тех. паспортов на новые помещения (до осуществления перепланировки);
• Организация работы по узаконению перепланировок в помещении;
• Переписка с арендаторами по текущим вопросам арендной деятельности и архивное хранение;
• Государственная регистрация договоров аренды/Соглашений к договорам аренды.

6. Запускаем в аренду новые помещения (после ввода объекта в эксплуатацию)

• Техническая приемка помещений от застройщика. Формирование замечаний к качеству строительства. Контроль устранения замечаний;
• Взаимодействие с застройщиком в рамках гарантии по ДДУ;
• Подписание акта приема-передачи объекта долевого строительства.

7. Подготавливаем помещения к сдаче в аренду (разделение помещений, ремонт, дополнительные точки подключения ГВС, ХВС, вентиляции)

• Согласование с собственником подрядчика, стоимости и состава работ, договора подряда;
• Подписание договора на СМР в помещениях арендатора;
• Контроль оплаты счетов по договорам подряда (СМР);
• Проверка качества и состава работ и подписание акта сдачи-приемки выполненных СМР;
• Увеличение мощности э/снабжения площадки.

8. Выполняем обслуживание помещений

• Обработка обращений арендаторов на изменение площадок, определение возможности, согласование с собственником;
• Обработка претензий арендаторов, от жителей и УК МКЖД, решение вопроса по устранению причин;
• Организация обслуживания МОП в нежилых помещениях в зоне ответственности собственника помещения;
• Контроль текущего состояния арендуемых помещений. Подготовка требований к арендаторам по текущему ремонту и содержанию помещений в границах их эксплуатационной ответственности. Контроль выполнения;
• Организация плановых проверок приборов учета в помещениях.

9. Приемка действующих помещений (введенных в эксплуатацию с арендаторами и без)

• Получение и анализ правоустанавливающих документов на помещения, документов на юридическое лицо-арендодателя, действующих договоров аренды и доп.соглашений к ним, предписаний надзорных органов (при наличии).
• Осмотр помещений, составление актов осмотра и фотофиксация, выявление возможных проблем в дальнейшей эксплуатации помещений.
• Получение актов разграничения эксплуатационной ответственности, паспортов на приборы учета, договоров и доп.соглашений с РСО и УК МКЖД.
• Фиксация результата оценки помещений, коммерческих и иных условий действующих договоров аренды, возможных проблем в дальнейшей работе и возможных решениях этих проблем.