Экономический расчет модели управления арендным бизнесом: Затраты на управление. Как считать целесообразность своей команды? Сколько может стоить внешняя управляющая компания?

Напомним, есть 3 основные модели управления арендным бизнесом.

1. Самостоятельное управление. Когда собственник недвижимости лично берет на себя операционный цикл и/или привлекает точечно отдельных подрядчиков. Модель подходит для небольших портфелей недвижимости и собственников, стремящихся к максимальному контролю и максимальной экономии средств.
2. Наемные сотрудники (внутренняя управляющая команда). Собственник недвижимости создает собственную операционную структуру: менеджер, брокеры (могут быть внешние), специалисты, юристы, бухгалтер, инженеры. Модель подходит для сильно растущих портфелей, позволяет увеличивать масштабы без передачи контроля.
3. Управляющая компания (аутсорсинг). Собственник недвижимости передает управление профессиональной компании, оплачивая процент от арендного дохода или фиксированную ставку. Управляющая компания берет на себя операционную деятельность, отчетность, аудит, взаимодействие с арендаторами и контроль над эксплуатацией.

Что отнести к затратам на управление арендным бизнесом?

Затраты на управление не равны операционным затратам арендного бизнеса.

При модели Самостоятельное управление могут быть следующие затраты на управление:

• Комиссия за сделки сторонним брокерам (до 100% от арендной платы за один месяц);
• Оплата юридических услуг (от 5 000 руб. за оформление одного договора аренды);
• Оплата услуг технических специалистов (для примера см. продукт запуск АБ);
• Расходы на рекламу и маркетинг (стоимость размещения и продвижения объявлений на агрегаторах, размещение объявлений на помещениях);
• Расходы на специализированный софт (от подписки до покупки программы).

Кроме того, следует оценить трудозатраты собственника, которые он тратит на сопровождение арендного бизнеса, особенно если в управлении более 5 помещений. Всегда что-то идет не по плану: кровля течет, из окон дует, нет места под размещения кондиционера или вывески, соседи жалуются на арендатора, арендатор задерживает платеж, прорывает трубу, нет необходимой мощности электроэнергии, вентиляция не работает, УК многоквартирного жилого дома не выполняет свои обязанности, застройщик построил помещение с кучей замечаний, арендатор уведомляет о расторжении договора аренды и т.п.

При модели Управляющая компания (аутсорсинг) в затратах на управление будет вознаграждение управляющей компании и могут быть расходы на комиссию за сделки.

Реальная стоимость своей команды

Расходы на персонал:

Если собственник формирует команду под выполнение всех задач по сопровождению арендного бизнеса (здесь ссылка на статью Как управлять АБ), то будут нужны:

• Руководитель (управляющий), здесь может быть и сам собственник, но идея так себе;
• Брокеры (кол-во будет зависеть от необходимого кол-ва сделок в год);
• Юрисконсульт;
• Бухгалтер по арендным платежам;
• Специалист по арендным отношениям;
• Инженер по эксплуатации и ремонту (кол-во будет зависеть от кол-ва помещений);
• Маркетолог или специалист по рекламе;
• Офис-менеджер.

Кроме того, понадобиться бухгалтер или главный бухгалтер для ведения бухгалтерского, кадрового, налогового учета компании.

В зависимости от региона стоимость такой команды без учета НДФЛ будет от 700000 рублей в месяц, плюс налоги с ФОТ (НДФЛ, Соц.страх и т.д.) от 345 000 рублей в месяц.

Персонал нужно будет обучать, мотивировать, возможно отправлять в командировки (выставки, обмен опытом, переговоры), за год это еще около 600 000 рублей (в среднем 50 000 руб. в месяц).

ИТОГО расходы на персонал от 1 195 000 рублей в месяц.

Расходы на офис:

Если выделять отдельный офис под команду, а не содержать его за счет другого бизнеса, то следует учесть:

• Стоимость аренды;
• Коммунальные расходы;
• Услуги связи и интернет;
• Услуги почты, курьеров, доставки;
• Обслуживание и ремонт оргтехники;
• Уборку, вывоз мусора, замену ковров и т.п.;
• Приобретение канцтоваров, воды, еды, быт.химии и т.п.

ИТОГО расходы на офис от 250 000 рублей в месяц.

Расходы на ИТ (обеспечение деятельности)

• Продление лицензий на программное обеспечение;
• Аренда виртуальных серверов (если не покупать свои);
• Техническая поддержка и доработки программного обеспечения.

ИТОГО расходы на ИТ от 200 000 рублей в месяц.

Расходы на рекламу и маркетинг (сумма будет зависеть от кол-ва свободных объектов):

• Размещение объявлений на агрегаторах (Авито, ЦИАН, 2ГИС и пр.);
• Создание, поддержка и продвижения сайта (своя команда обязательно захочет это делать);
• Затраты на изготовление и размещение наружной рекламы на объектах (иногда это работает эффективнее, чем другие виды рекламы).

ИТОГО расходы на рекламу и маркетинг от 50 000 рублей в месяц.

Амортизация инвестиций:

В офисе нужно сделать ремонт, купить и установить офисную мебель, оргтехнику. Кроме того, потребуется купить лицензии или приобрести программное обеспечение, например: Microsoft office, Битрикс24, 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, специализированное ПО для учета арендных отношений и выставления счетов арендаторам.

Все это приобретается в момент запуска офиса, и амортизируется в сроки от 2-х до 5-ти лет.

От 2 000 000 до 8 000 000 может составить стоимость инвестиций.

ВСЕГО своя команда с офисом может стоить собственнику от 1 650 000 рублей в месяц плюс амортизация инвестиций от 30 000 до 130 000 рублей в месяц.

Свою команду целесообразно создавать и содержать, когда:

• Портфель от 50 объектов и планируется кратное увеличение;
• Собственник хочет сохранить полный контроль над сервисом, информацией, денежными потоками;
• Собственник готов инвестировать свое время и ресурсы в построение команды и процессов (ни один наемный менеджер не создаст команду так как нужно собственнику);
• Собственник не желает или не умеет работать по согласованным с внешней командой правилам;
• У собственника есть хорошее понимание рынка коммерческой недвижимости, он постоянно актуализирует свои знания и опыт в этом (свою команду нужно проверять и тестировать).

Экономическую целесообразность можно рассчитать следующим способом:

Стоимость собственной команды не более 20% от выручки арендного бизнеса за год, но идеально менее 10%.

Рассчитаем на примере представленных выше цифр:

Своя команда, средняя стоимость за год = 1 650 000+50 000 = 1 700 000 * 12 = 20 400 000 руб.

Выручка арендного бизнеса = 20 400 000 / 0,20 = 102 000 000 руб. за год.

При средней ставке 1 500 руб. за 1 кв.м. в месяц это будет 5 666 кв.м. коммерческой недвижимости в портфеле (102 000 000 / (1 500*12)) при соотношении 20%. Соответственно для того, чтобы стоимость своей команды была меньше 10% от выручки арендного бизнеса общая площадь сданных в аренду помещений должна быть более 11 500 кв.м.

Стоимость внешней управляющей компании.

При делегировании управления арендным бизнесом внешней команде собственник должен получить минимальные затраты своих ресурсов (время, нервы, внимание, деньги) и прямую зависимость затрат на управление от размера выручки арендного бизнеса или чистого операционного дохода.

В свою очередь, у управляющей компании должны быть эксперты, профессиональные процессы, знание рынка, готовая инфраструктура, юридические, технические и финансовые стандарты работы, специализированный софт и необходимая ИТ-инфраструктура, позволяющие качественно управлять арендным бизнесом. Также у такой компании должна быть возможность добавления объектов в управление без потери качества работы и без увеличения нагрузки на Собственника объектов (время, нервы, внимание, деньги).

В вознаграждение управляющей компании должны входить все затраты на управление (см. пункт выше) за исключением:

• комиссии за сделки по аренде,
• оплаты гос.пошлины,
• затрат на изменение, улучшение и капитального ремонта помещений,
• оплаты ведения бухгалтерского и налогового учета юридического лица собственника.

Размер и условия выплаты комиссии за сделки по аренде будет зависеть от текущего состояния локального рынка аренды, сложности и количества вакантных объектов, а также наличия условия по возможности привлечения сторонних брокеров (может быть применено при желании сдать большое кол-во помещений за очень короткий срок – но гарантии, что это сработает, нет).

Собственнику недвижимости рекомендуется сохранять контроль над ведением бухгалтерского и налогового учета принадлежащего ему юридического лица. Также на юридическом лице могут быть другие операции и бизнесы, а также поступления платежей, которые не связаны с помещениями, переданными в управление.

Нормальный размер вознаграждения за управление:

8 - 10% от поступивших арендных платежей, или

4 - 6% от чистого операционного дохода (данный метод используется для объектов, где есть существенные операционные затраты).

Сравним две модели управления: собственная команда VS внешняя управляющая компания

Таблица сравнения: стоимость, контроль, скорость запуска, масштабируемость, нагрузка на собственника.

В этом расчете не учтено много факторов, и принимается допущение, что все помещения находятся в аренде и своевременно оплачиваются арендные платежи. При этом мы видим, что при таком количестве кв.м. нецелесообразно содержать свою команду - дороже почти в 4 раза.

Если вы хотите более точно просчитать экономическое обоснование выбора модели управления следует учесть:

• Потенциальный рост по годам кол-ва помещений и квадратных метров в управлении;
• Планируемое количество сделок (подписаний договоров аренды) по новым помещениям и при ротации арендаторов, при этом нужно учесть возможности по кол-ву сделок в год на одного брокера в штате и необходимость привлечения внешних брокеров;
• Индексация средней ставки аренды (руб./кв. м): по действующим договорам (на основе условий контрактов) и с опорой на отраслевые индикаторы — изменение среднерыночных ставок год к году;
• Коэффициент заполняемости будет зависеть от кол-ва и периода ввода в эксплуатацию новых помещений в конкретном году;
• В операционных расходах следует учесть комиссию внешним брокерам, если планируете их привлекать для сдачи в аренду, а также какое-то вознаграждение за сделки брокерам в штате;
• Размер ФОТ, затраты на офис, затраты на развитие и обучение персонала, расходы на маркетинг будут зависеть от локального рынка;
• Затраты на ФОТ, содержания офиса, поддержку ИТ-инфраструктуры следует индексировать каждый год;
• Размер затрат на маркетинг и рекламу будет зависеть от кол-ва помещений, планируемых к сдаче в конкретном году;
• В расчет нужно включить инвестиции в ремонт офиса, ИТ-инфраструктуру, лицензии специализированных программ, мебель и т.п. в виде ежегодной амортизации;
• При расчете вознаграждения внешней управляющей компании в % от арендных платежей также следует учесть комиссию за подписание договоров аренды, но ниже, чем комиссия внешним брокерам на 25-50%.

Мы можем помочь Вам сделать расчеты и проконсультировать как должна работать своя команда.

• Расскажем о показателях арендного бизнеса и какие факторы на них влияют.
• Покажем структуру команды и функционал ролей.
• Посчитаем инвестиционную, экономическую и бюджетную модели.
• Разберем бизнес-процессы и инструменты для работы.
• Предоставим шаблоны юридических документов.
• Расскажем о цифровизации бизнеса и необходимой информационной архитектуре.
• Предоставим инструменты контроля для собственника.